GETTING-THINGS-DONE HIFLUENCE-STYLE

GTD is een cruciale vaardigheid in een bewuste teal organisatie. Niemand zegt nog wat je moet doen. Je geeft zelf invulling aan je rollen. Dat wil niet zeggen dat de overvloed aan werk verdwijnt. Integendeel. GTD leert iedereen hoe prioriteiten te stellen en productief te zijn. En bovenal draagt het bij aan de gemoedsrust van mensen. Je geest is voor het hebben van ideeën, niet voor het bijhouden van informatie. Getting Things Done is een werk-privé managementsysteem dat helpt om orde op zaken te stellen. Het maakt betere prestaties, capaciteit en innovatie mogelijk. Het verlicht het gevoel van overweldigende focus, helderheid en vertrouwen. Zo passen wij het bij Hifluence toe. 

DISCIPLINE VEREIST

GTD is top, maar niet makkelijk vol te houden. Om mensen te motiveren om het toch vol te houden, koppelen we de GTD workshop aan een waarden-workshop. Omdat toepassing van GTD je zal helpen om je kernwaarden écht te beleven. Of je kernwaarden nu betrouwbaarheid, vrijheid, ontspanning, verantwoordelijkheid, verdraagzaamheid of een andere waarde zijn. Het leegmaken van je hoofd, het zorgvuldig bijhouden van ideeën en het productief omzetten in actie zorgt er altijd voor dat je meer tijd over hebt om je kernwaarde te beleven.
Doe je in de wereld van vandaag niet aan GTD, dan is wordt je geleefd door je agenda en je gedachten.

1. Waarom is GTD belangrijk?

GTD maakt je hoofd leeg waardoor je makkelijker in de moment aanwezig kan zijn in plaats van in gedachten over wat je nog allemaal niet mag vergeten. Onze hersenen werken immers volgens associaties. Wanneer iemand over een kuisproduct verteld en jij moet thuis nog een kamer kuisen, zal jij dat plots herinneren want je hersenen maken automatisch die associatie. Dat doen ze werkelijk continue. We moeten ze echt overtuigen dat we niets gaan vergeten, anders blijven die associaties terugkomen en die leiden je dus voortdurend uit de moment en in je gedachten. Daarnaast is GTD in teal bedrijven een cruciale vaardigheid om van de vrijheid die samengaat met een teal omgeving te kunnen genieten en tegelijkertijd productief te blijven.

2. Wat is het praktische effect van GTD?

GTD zorgt voor een waanzinnige boost in je productiviteit. GTD brengt rust in je hoofd. De angst om iets te vergeten verdwijnt.

3. Stel jezelf deze vragen:

Er zijn twee soorten mensen: zij die van nature een GTD talent hebben en zij die dat talent niet hebben.
Welke van de twee ben jij? De meeste behoren tot de tweede groep.

Waarom wil je dit kunnen?
Mijn drijfveer is peace-of-mind. Daarenboven, door het structureel te doen, heb ik geleerd hoe cruciaal de skill is voor mij persoonlijk en kan ik er nu niet genoeg meer van krijgen. De discipline is een plezier geworden.

4. GTD Master – ROL

Zodra je de opleiding gevolgd heb, zorg je best voor een GTD master rol die de kennis kan doorgeven, mensen kan opleiden en vooral blijven inspireren om het vol te houden. Het is grappig om zien hoe makkelijk ons verstand ons kan overtuigen om GTD niet te doen. Door GTD te doen, wordt ons verstand immers leeg en heeft het niets meer te doen. Het voelt zich nutteloos. Het zal er alles aan doen om daar verandering in te brengen.

Mensen gaan plots veel productiever zijn en tijd in hun agenda vrij krijgen. Als je jezelf dan identificeert met iemand die altijd teveel werk en te weinig tijd heeft, is dat confronterend. Je zou die eerste niet zijn die daardoor hervalt in oude patronen. Stephan Bostoen was jarenlang CEO van een groep bedrijven. Hij werkte dagen van 14h. Iedereen stond altijd in de rij omdat ze iets van hem nodig hadden. Na 3 maanden GTD was die overlast plots weg. Het voelde alsof

5. GTD – TAKEN LOGGEN EN INDELEN

BASIS
Elke taak en elk idee, alles wat je niet wil vergeten, noteer je meteen ergens centraal, weg uit je gedachten.

Je past daar volgende techniek op toe:

  • Kan dit op minder dan 60sec gedaan worden? Doe het dan onmiddellijk. Alleen al het toepassen van deze simpele regel verhoogt je productiviteit met 40%.
  • Duurt het langer dan 60sec? Stel jezelf dan de vraag:
    • is het één taak: schrijf de taak weg
    • een verzameling van meerdere taken, en dus een project.
    • Schrijf het weg als een project én benoem meteen de meest concrete next step (taak) op de kleinst mogelijke granulariteit.
    • 1 keer per week loop je door alle taken en plan je de komende 7 dagen in.

6.TIPS & TRICKS

  • Geen deadlines!
    • Wijs nooit een datum toe aan een taak, behalve als het extern wordt opgelegd (bv: loodgieter ontvangen op 17/09).
      De belangrijkste reden dat mensen afhaken in GTD is dat mentale deadlines aan hun taken hangen die ze dan niet halen.
  • Het doel steeds zichtbaar
    • Benoem in de titel van het Project altijd het eind resultaat. Bijvoorbeeld: DONE blog over GTD op onze website
  • Focus op de next step:
    • Na het benoemen van een project, bepaal de eerstvolgende taak die de kleinst mogelijke stap is. Verspil geen energie aan een planning van opeenvolgende stappen die outdated is van zodra je ze hebt opgesteld.
  • Alles op één plaats:
    • Breng zowel privé als professionele projecten samen op één en dezelfde plaats. GTD pas je toe op je leven!
  • Online en offline Inbox:
    • Werk vanuit één electronisch inbox (email – 1adres). Heb je meerdere mailboxen, stuur dan mails door naar één en hetzelfde adres.
    • Sommige werken ook met een fysieke mailbox – map – echter voor mij werkt dit moeilijk.
  • GTD TOOLS:
    • Wij gebruiken een combinatie van Google Inbox & Asana.
    • Google Inbox:
      • maak elke dag je inbox leeg! Wetenschappelijk onderzoek bewijst dat een volle inbox onbewust voor stress zorgt!
      • Mails die je binnen de 60 sec kan beantwoorden, beantwoord je meteen
      • Mails die je een taak geven, stuur je door naar Asana
      • Mails die nu niets van je vragen, maar die je niet mag vergeten, snooze je tot de dag dat de mail terug naar boven komt
      • De snooze functie is ook super voor mails die je verstuurd en waarop je een antwoord wenst. Zet een snooze op bv 5 dagen en dan kan je checken of je effectief een antwoord hebt gekregen.
      • Mails die je ooit wil lezen, bijvoorbeeld inspirerende nieuwsbrieven, verplaats je meteen naar een map “inspiratie”
      • Schrijf je uit op alle nieuwsbrieven die je niet wil ontvangen
  • Asana en Planning van de komende 7 dagen
    • Blokeer minimum 1h per week om je planning van de komende 7 dagen in te plannen
    • Verwerk alle nieuwe taken en projecten die je in de voorbije week gelogd heb
    • Benoem voor al je projecten de meest concrete next steps
    • Taken die langer dan 1h duren, plan je in je agenda in
    • Voorzie in je agenda +- 3 slots van een uur per week om alle taken die minder dan een uur duren vast te pakken
    • Plan de eerste keer én om de 3 maanden meer dan een uur in om een volledige braindump te doen van alles wat in je hoofd zit van projecten, ideeën en taken

Geniet van je productiviteit!

Nick Van Langendonck

Hifluence bouwt de bedrijven van de toekomst. Dat doen we via inspirerende consultancy en digitale projecten die we met passie creëeren. Een kennismaking is letterlijk maar één klik verwijderd.